CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
          Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris   adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
          Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia

          Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
          “-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

 
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
          Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing

          adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
          Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik.

          Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
          Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

                    Artikel sekretaris – peranan sekretaris adalah sebagai asisstant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung pimpinan, jadi sangat diperlukan sekretaris yang profesional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki seorang sekretaris profesional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis juga merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing didunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

               Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional harus memiliki keterampilan dan kemampuan seperti :

1.      Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak di kuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling.

2.     Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi, oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak-pihak yang terlibat dengannya.

3.    Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax dan lain sebagainya).

               Selain hal tersebut diatas sekretaris yang profesional secara teknik harus menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi dalam :

1.      Pengambilan keputusan

2.     Kepemimpinan

3.    Kepuasan pelanggan

4.    Kerjasama dan saling percaya

               Dalam fungsinya sebagai sekretaris yang professional, sekretaris dituntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas. Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris professional tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris professional harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi pada eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris yang professional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan professional.

pengantar manajemen

Teori Manajemen Klasik

        Prinsip teori Manajemen Aliran Klasik. Awal sekali ilmu manajemen timbul akibat terjadinya revolusi industri di inggris pada abad 18.

            Para pemikir tersebut memberikan perhatian terhadap masalah-masalah manajemen yang timbul baik di kalangan usahawan, industri maupun masyarakat. Para pemikir itu yang terkenal antara lain, Robert Owen, Henry Fayol, Frederick W, Taylor, dan lain-lain.

Robert Owen (1771 – 1858)

            Robert Owen adalah orang yang menentang Praktek-praktek yang mempekerjakan anak-anak usia 5 atau 6 tahun dan standar kerja 13 jam per hari. Tersentuh dengan kondisi kerja yang amat menyedihkan itu, beliau mengajukan adanya perbaikan terhadap kondisi kerja ini.

            Pada tahun-tahun awal revolusi industri, ketika para pekerja dianggap instrumen yang tidak berdaya, Owen melihat meningkatkan kondisi kerja di pabrik, menaikkan usia minimum kerja bagi anak-anak, mengurangi jam kerja karyawan, menyediakan makanan bagi karyawan pabrik, mendirikan toko-toko untuk menjual keperluan hidup karyawan dengan harga yang layak, dan berusaha memperbaiki lingkungan hidup tempat karyawan tinggal, dengan membangun rumah-rumah dan membuat jalan, sehingga lingkungan hidup dan pabrik menjadi menarik. Oleh sebab itu, beliau disebut bapak personal Manajemen Modern.

            Selain itu, Owen lebih banyak memperhatikan pekerja, karena menurutnya, investasi yang penting bagi manager adalah sumber daya manusia. Selain mengenai perbaikan kondisi kerja, beliau juga membuat prosedur untuk meningkatkan produktivitas, seperti prosedur penilaian kerja dan bersaing juga secara terbuka.

Henry Fayol (1841 – 1925)

            Pada tahun 1916, dengan sebutan teori manajemen klasik yang sangat memperhatikan produktivitas pabrik dan pekerja, disamping memperhatikan manajemen  bagi satu organisasi yang komplek, sehingga beliau menampilkan satu metode ajaran manajemen yang lebih utuh dalam bentuk cetak biru.

            Fayol berkeyakinan keberhasilan para manajer tidak hanya ditentukan oleh mutu pribadinya, tetapi karena adanya penggunaan metode manajemen yang tepat.

            Sumbagan terbesar dari Fayol berupa pandangannya tentang manajemen yang bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami prinsip-prinsip pokok dan teori umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan :

a.    Teknis (produksi) yaitu berusaha menghasilkan dan membuat barang-barang produksi.

b.    Dagang (Beli, Jual, Pertukaran) dengan tara mengadakan pembelian bahan mentah dan menjual hasil produksi.

c.    Keuangan ( Pencarian dan penggunaan optimum atas modal ) berusaha mendapatkan dan menggunakan modal.

d.    Keamanan ( Perlindugan harga milik dan manusia ) berupa melindungi pekerja dan barang-barang kekayaan perusahaan.

e.    Akuntansi dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan dan neraca, serta berbagi data statistik.

Manajemen klasik :

1.    Pengembangan manajemen dilakukan oleh teoritis.

2.    Investasi terbesar adalah karyawan

3.    Tenaga kerja diberi pelatihan keterampilan sesuai operasi pabrik

4.    Karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang

5.    Adanya skema pembagian keuntungan.

http://dandyadventures.blogspot.com

Perkembangan Teori Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.

Pengertian Manajer

Manajer adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

Tugas-tugas seorang manajer adalah :

• Memimpin organisasi
• Mengatur organisasi
• Mengendalikan organisasi
• Mengembangkan organisasi
• Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi
• Menciptakan kerja sama di dalam organisasi.
• Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi
• Menumbuhkan kepercayaan
• Meningkatkan rasa tanggung jawab
• Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi
• Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan
• Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya

Manajemen sebagai ilmu, seni, dan profesi

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Metode ilmiah pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut.

1. Mengetahui adanya persoalan.
2. Mendefinisikan persoalan.
3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi.
4. Menyusun alternatif penyelesaian.
5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian.
6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.

Selain manajemen sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan oleh kepemiminan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan tidak dapat dipelajari.

http://elqorni.wordpress.com

Teori Organisasi Klasik

Henry Fayol (1841-1925) mengemukakan 14 prinsip mamajemen :

1. Division of work

2. Authority and responsibility

3. Diciplin

4. Unity of command

5. Unity of direction

6. Subordination of individual interest to generale interest.

7. Renumeration

8. Centralization

9. Scalar chain(garis wewenang)

10. Order

11. Equity

12. Stability of tonure of personel

13. Initiative

14. Esprit the corps.

ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI

ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI (NEO KLASIK/PASCA KLASIK)

Aliran ini timbul karena teori klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi dalam produksi dan keselarasan kerja, sehingga perlu dilengkapi dengan pandangan sosiologi dan psikologi

Hugo Munsterberg ( 1863-1916)

Adalah pencetus psikologi industri/bapak psikologi industri, dalam bukunya Psikologi and Industrial Efficiency dikemukakan untuk mencapai tujuan produktifitas harus melakukan 3 cara:

1. Best possible person

2. Best possible work

3. Best possible effect

Elton Mayo (1880-1949)

Mengatakan bahwa kenaikan produktifitas bukan diakibatkan oleh insentif keuangan tetapi rantai reaksi emosional antar pekerja (upah, jam istirahat, hari kerja, dsb) berpengaruh terhadap peningkatan produktifitas, perhatian khusus dan simpati sangat berpengaruh. Fenomena ini disebut Howthorne Effect.

ALIRAN HUBUNGAN MODERN

Ditandai dengan pendapat yang baru mengenai perilaku manusia dalam sistem ( Teori Perilaku):

1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat.

2. Manajemen harus sistematis.

3. Pengawasan harus sesuai dengan situasi.

4. Pendekatan motivasional pada pekerja untuk mencapai tujuan organisasi.

beranda

TEORI ORGANISASI KLASIK

                    Dampak teori klasik pada organisasi telah dan masih dirasakan sangat besar. Sebagai contoh, organisasi yang disarankan birokrasi dan banyak bagian lain dari teori klasik telah ada ribuan tahun yang lalu, seperti yang dikenal dalam kerajaan Mesir, China dan kekaisaran Romawi. Para teoritisi klasik menekankan pentingnya “rantai perintah dan penggunaan disiplin, aturan dan supervisi ketat untuk mengubah organisasi-organisasi agar beroperasi lebih efisien.

                    Teori klasik berkembang dalam tiga aliran : birokrasi, teori administrasi, dan manajemen ilmiah. Ketiga aliran ini dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama. Ketiganya juga mempunyai efek yang sama dalam praktek, dan semuanya dikembangkan sekitar tahun 1900-1950 oleh kelompok-kelompok penulis yang bekerja secara terpisah dan tidak saling berhubungan. Sebagai contoh, Lyndall Urwick, salah satu penulis teori administrasi, menulis bukunya tanpa membaca buku Max Weber, yang merupakan buku terpenting tentang birokrasi.